Iedereen heeft vroeg of laat te maken met evaluatie-, beoordelings- of functioneringsgesprekken. Maar al te vaak worden ze door de leidinggevende aanzien als een verplicht nummer. De medewerker van zijn kant is er niet gerust op. Eén en ander maakt dat in vele gevallen het gesprek een gemiste kans is - Mei 2009
En dit hoeft helemaal niet het geval te zijn, integendeel! Dergelijke gesprekken kunnen een hoop vragen oplossen, frustraties wegnemen, enthousiasme teweegbrengen, enzovoort. Kortom, dit zijn gesprekken die - als ze goed worden aangepakt - van onschatbare waarde kunnen zijn voor individu en organisatie. De aanpak die veruit de beste resultaten oplevert is die van het Evolutiegesprek, "Allemaal goed en wel", hoor ik je zeggen, "maar hoe pak je dit dan best aan?" Ziehier 5 van de 10 fundamentele principes van het Evolutiegesprek (Eg):
1. Beide partijen dienen zich voor te bereiden. Zowel de manager als de medewerker dienen zich voor te bereiden aan de hand van een aantal vragen. Bijvoorbeeld: In welke mate heeft de medewerker de doelstellingen gehaald? Wat werd niet gehaald? Welke nieuwe doelstellingen zijn relevant?
2. Creëer -als leidinggevende- een ontspannen sfeer. Het is niet ondenkbaar dat medewerkers zich onwennig of gespannen voelen wanneer ze 'op gesprek komen'. Deze stress is nergens goed voor. Tracht als leidinggevende van bij de aanvang voor een ontspannen sfeer te zorgen. Geef aan dat dit geen kruisverhoor is waarbij de medewerker op de rooster gelegd zal worden. Informeer hem over het doel en de structuur van het gesprek. Bied hem ook een drankje aan en breek het ijs door te polsen naar zaken die niets met het Eg te maken hebben.
3. Het Eg is een dialoog. Een van de belangrijkste valkuilen bij dit soort van gesprekken is dat vooral de manager aan het woord is. Het Eg gaat over de medewerker; het is zijn evolutie die centraal moet staan. Een goede verhouding is 70/30: de medewerker is 70% van de tijd aan het woord, de manager de rest van de tijd.
4. Het is voor een stuk een zelfevaluatie. Het is in de eerste plaats de perceptie van de medewerker zelf die van belang is, vooral met betrekking tot de toekomst. Hoe ziet hij zijn evolutie, wat kan hij beter, wat moet hij anders aanpakken, waar moet hij nog in groeien, enz. De belangrijkste manager opdracht voor de manager is: de juiste vragen stellen en receptief luisteren naar de antwoorden.
5. De doelstellingen van het Eg zijn:
•Nieuwe doelen vastleggen
•De medewerker motiveren om deze te behalen
Het Eg is dus in de eerste plaats een set van goede principes om coachinggesprekken op een constructieve manier te laten verlopen. Het is niet moeilijk om dit onder de knie te krijgen. De meeste mensen zijn er na 1 trainingsdag mee weg.
Meer info over Evolutiegesprekken voeren
Opmerking. Met het oog op een vlotte leesbaarheid van de teksten, gebruik ik steeds 'hij' om te refereren naar de betrokkenen. Uiteraard kunnen ze net zo goed vrouwelijk zijn.
